Wprowadzamy automatyczne księgowanie dokumentów. Jest lepiej.

Po pierwsze wszystkie moduły należy połączyć w jedną całość i zautomatyzować mechanicznie powtarzane czynności. Na przykład księgowanie faktur handlowych zakupu odbywa się zawsze wg tego samego schematu, brutto na konto kontrahenta, podatek VAT na konto podatku naliczonego a wartość netto na konto magazynu (sklepu). Możemy przy tym księgować na konkretne konta sklepów lub magazynów, jeśli posiadamy więcej placówek.
Zintegrowany system to taki, który w trakcie rejestracji faktury, wprowadzi właściwy dokument handlowy do rejestru VAT, ten sam dokument wprowadzi do dziennika zakupów towarów, następnie jeśli zachodzi taka potrzeba, automatycznie utworzy do niego dokument magazynowy PZ. Obydwa dokumenty: handlowy i magazynowy zostaną odpowiednio zadekretowane, a następnie automatycznie zaksięgowane, a odpowiednie wartości pojawią się na właściwych kontach księgowych. Ponadto dokument handlowy pojawi się na rozrachunkach danego kontrahenta
(w omawianym przypadku koncie dostawcy).
Dodatkowo, jeśli dokument zostanie zapłacony, w systemie zostanie zarejestrowana zapłata, która trafi do odpowiedniego raportu kasowego lub bankowego, zostanie zaksięgowana automatycznie na konto kasy oraz konto kontrahenta i pojawi się na rozrachunkach kontrahenta jako płatność powiązana z konkretnym dokumentem lub kilkoma dokumentami. I wszystko to w jednym spójnym systemie bazodanowym.
Teraz wygląda to znacznie lepiej, ale aby system można było uznać za system wspomagania handlu, należy go wzbogacić o wiele brakujących elementów.
 

Wprowadzamy analizę i strategię płatności Rejestrowanie Faktur i Płatności - czy to już jest system?

Jednym z elementów wspomagania handlu jest właściwe zarządzanie płatnościami firmy. Po pierwsze system musi rejestrować dokumenty do zapłaty oraz same zapłaty. Po drugie, zapłaty te powinny być powiązane z odpowiednimi dokumentami, za które zostały zapłacone, tak aby zawsze móc sprawdzić czym konkretne dokumenty były płacone. Po trzecie system powinien umożliwiać tworzenie kompensat zarówno dokumentów jak i samych płatności w dowolnym momencie. System musi umożliwiać szczegółowe przeglądanie rozrachunków każdego z kontrahentów oddzielnie oraz musi potrafić naliczać kwoty odsetek. Wystawienie noty odsetkowej oraz wezwania do zapłaty i rejestracja tych dokumentów to sprawy oczywiste. Wystawienie dwóch not odsetkowych do tego samego dokumentu lub wezwania do zapłaty dzień po dniu raczej nie będą dobrze świadczyły o służbach księgowych.
Ale aby płacić, musimy mieć rozeznanie w globalnych możliwościach finansowych firmy na każdy dzień. Dlatego system należy wyposażyć w odpowiednie raporty i analizy.
Podstawową analizą służącą decyzji o zapłacie jest zestawienie płatności na dany dzień wg terminu płatności. Zestawienie to jest zestawieniem wszystkich niezapłaconych dokumentów od różnych kontrahentów włącznie z terminem upływającym w danym dniu. Aby jednak nie płacić za dokumenty, które mogą być skompensowane dokumentami naszej sprzedaży (np. za usługi marketingowe lub korekty zakupu), raport w momencie decyzji o zapłacie wyświetla wszystkie dokumenty odpowiedniego kontrahenta, za które dany kontrahent musi zapłacić i pozwala na kompensowanie zapłat tymi dokumentami.
Aby uchronić się przed zatorami płatniczymi, warto analizować przewidywaną płynność finansową firmy oraz zestawienie przyszłych należności i zobowiązań dzień po dniu na podstawie wystawionych dokumentów zakupów, sprzedaży i korekt. Analiza dodatkowo przeterminowanych płatności oraz zestawienie według długości okresu przeterminowania wzbogaci naszą wiedzę o naszej kondycji finansowej. Jeśli dodatkowo wszystko można będzie wyświetlić lub wydrukować graficznie
w formie wykresów to śmiało można stwierdzić, że system "pilnuje" naszych finansów.
Oczywistym jest, że system Bilans spełnia wszystkie te kryteria, ale to wszystko to nadal początek naszych potrzeb.